Klauzule informacyjne RODO Spinly

Postanowienia ogólne dla klauzul informacyjnych RODO

Administratorem Państwa danych osobowych jest Yaroslav Bulba, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod własnym imieniem i nazwiskiem, NIP: 8943276263, REGON: 543567309, adres korespondencyjny: ul. Węgliniecka 21/12, 54-106 Wrocław, zwany dalej „Spinly”.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się pod adresem mailowym: info@spinly.rent.

Administrator oświadcza, że dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osób, których dane te dotyczą.

Administrator zbiera dane osobowe w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

Dane osobowe są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.

Administrator przechowuje dane osobowe w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Administrator przetwarza dane osobowe w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie i wadze zagrożenia, Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO. Administrator stosuje środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych przesyłanych przez Klientów.

Klauzula informacyjna - aplikacja, konto i najem Spinly

W związku z korzystaniem z Serwisu, Aplikacji, konta i usług najmu Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników i Najemców w celu założenia i obsługi konta, uwierzytelnienia, obsługi profilu, złożenia i oceny wniosku najmu, weryfikacji tożsamości, zawarcia i wykonania umowy najmu, przypisania roweru, obsługi płatności, kaucji, subskrypcji i refundacji, wygenerowania i przechowywania dokumentów, obsługi podpisów złożonych w Aplikacji, supportu, reklamacji, powiadomień, zwrotów, serwisu, bezpieczeństwa, audytu, przeciwdziałania nadużyciom, księgowości, obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań przed zawarciem umowy i wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych, art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak bezpieczeństwo, ochrona mienia, przeciwdziałanie nadużyciom, support, audyt i roszczenia, a w przypadkach wymagających zgody art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Podanie danych wymaganych do weryfikacji, zawarcia lub wykonania umowy jest warunkiem korzystania z usługi najmu. Odmowa ich podania może uniemożliwić zawarcie albo wykonanie umowy.

Informacje składane w trakcie zamówienia

W związku ze złożeniem wniosku najmu lub obsługą najmu Administrator może przetwarzać imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, miasto, kod pocztowy, numer lokalu, datę urodzenia, PESEL, numer dokumentu tożsamości, zdjęcie dokumentu tożsamości, zdjęcie profilu, wybrany plan, rower, baterię, akcesoria, status wniosku, daty najmu, dane płatności, kaucji, subskrypcji, refundacji, podpis złożony w Aplikacji oraz dane niezbędne do wygenerowania i przechowywania dokumentów najmu.

Zbierane dane służą zawarciu i wykonaniu umowy z Klientem, weryfikacji tożsamości, ochronie mienia, obsłudze płatności i kaucji, przekazywaniu informacji o najmie, płatnościach, zwrocie, supportcie i bezpieczeństwie, przedłużeniu lub zakończeniu najmu, rozliczeniu zwrotu roweru, dochodzeniu lub obronie roszczeń oraz realizacji obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych.

Informacje będą przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, rozliczenia płatności, kaucji i refundacji, realizacji obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń, zgodnie z okresami retencji wskazanymi w niniejszych klauzulach i Polityce prywatności.

Procesorzy, odbiorcy i transfery

Dane mogą być przetwarzane przez podmioty działające na zlecenie Administratora, w szczególności dostawców infrastruktury chmurowej, uwierzytelniania, baz danych, przechowywania plików, funkcji backendowych, płatności, e-maili transakcyjnych, powiadomień push, hostingu, analityki strony WWW, obsługi technicznej, księgowej, prawnej i serwisowej. W szczególności Administrator może korzystać z usług Firebase/Google, Stripe, Resend i Firebase Cloud Messaging, jeżeli są niezbędne do działania Aplikacji i usług Spinly.

Dane mogą być udostępniane również organom państwowym, sądom, podmiotom obsługującym roszczenia, księgowość, podatki, chargebacki, serwis lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator stosuje wymagane mechanizmy ochrony, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne podstawy przewidziane przez RODO.

Prawa osób, których dotyczą dane osobowe

Osoba, której dotyczą dane osobowe, ma prawo do:

• dostępu do danych osobowych, w tym otrzymania informacji, które dane osobowe są przetwarzane, oraz ich aktualizacji
• żądania sprostowania i ograniczenia przetwarzania danych osobowych, np. jeśli są nieprawidłowe
• usunięcia danych osobowych, np. w przypadku, gdy były one przetwarzane niezgodnie z prawem
• wycofania udzielonych zgód
• otrzymania kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu, przy czym realizacja praw osoby, której dane dotyczą, jest co do zasady bezpłatna. Jeżeli żądanie jest oczywiście nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, Administrator może pobrać rozsądną opłatę wynikającą z kosztów administracyjnych albo odmówić podjęcia działań, zgodnie z art. 12 ust. 5 RODO
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na przesłance niezbędności do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Prawo do usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”)

W przypadkach określonych przez prawo mają Państwo prawo żądać usunięcia danych osobowych, a Użytkownik Aplikacji może również żądać usunięcia konta.

Żądanie usunięcia danych lub konta może nie zostać wykonane w pełnym zakresie albo może zostać odroczone, jeżeli dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy, rozliczenia aktywnego najmu, obsługi aktywnego lub nierozliczonego wniosku, obsługi zaległych płatności, zwrotu albo rozliczenia kaucji, obsługi otwartej sprawy supportowej, realizacji obowiązków prawnych, księgowych lub podatkowych, przeciwdziałania nadużyciom albo dochodzenia lub obrony roszczeń.

Po skutecznym usunięciu konta Administrator usuwa lub anonimizuje dane profilu w możliwym zakresie oraz może usunąć wybrane pliki profilu i dokumentów, jeżeli nie ma obowiązku lub uzasadnionej potrzeby ich dalszego przechowywania.

Dane dotyczące umów, podpisów, historii najmu, płatności, kaucji, refundacji, faktur, supportu, logów audytowych, zabezpieczeń, roszczeń i obowiązków prawnych mogą być dalej przechowywane przez wymagany okres mimo usunięcia konta.

Jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda, cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Okres przechowywania danych

W sytuacji, gdy dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, zgodę tę można wycofać w dowolnym momencie, co nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W każdym przypadku Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji obowiązków Administratora wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami przez okres ich przedawnienia określony obowiązującymi przepisami prawa.

W zależności od zakresu danych osobowych i celów ich przetwarzania, Państwa dane osobowe mogą być przechowywane przez różny okres. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania danych osobowych.

Przechowujemy ograniczone dane, aby spełnić wymogi prawne dotyczące przechowywania danych przez okres maksymalnie 10 lat oraz dokumentację zgód udzielonych nam przez użytkowników przez pięć lat w celu zapewnienia zgodności i udokumentowania przestrzegania obowiązujących przepisów prawa.

Przechowujemy również dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w przypadku, gdy istnieje nierozstrzygnięty albo potencjalny problem, roszczenie albo spór wymagający od nas zachowania danych, w szczególności jeśli otrzymamy obowiązujące prawnie wezwanie albo żądanie zachowania danych lub jeśli dane byłyby niezbędne w ramach postępowania sądowego.

Szczegółowe kryteria retencji dla aplikacji i najmu

W odniesieniu do Aplikacji i usług najmu stosuje się w szczególności następujące kryteria retencji:

• dane konta i profilu są przechowywane przez czas korzystania z konta, a po skutecznym usunięciu konta są usuwane lub anonimizowane w możliwym zakresie
• PESEL, numer dokumentu tożsamości, zdjęcie dokumentu tożsamości i dane weryfikacyjne są przechowywane przez okres potrzebny do weryfikacji, wykonania umowy, bezpieczeństwa, ochrony mienia, przeciwdziałania nadużyciom i roszczeń
• umowy, podpisy, pliki PDF, historia akceptacji, historia najmu, checklisty, protokoły i rekordy serwisowe są przechowywane przez okres wymagany do rozliczeń, roszczeń i obowiązków prawnych
• dane płatności, kaucji, refundacji, faktur, subskrypcji, chargebacków i identyfikatory Stripe są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy księgowe, podatkowe, regulacyjne, operatora płatności oraz potrzeby roszczeń i fraud prevention
• wiadomości supportu i załączniki mogą być przechowywane jako historia obsługi, dowód wykonania usługi lub dowód w sprawie
• tokeny push i preferencje powiadomień są przechowywane przez okres potrzebny do dostarczania powiadomień lub do czasu wyłączenia powiadomień, wylogowania, usunięcia konta albo utraty ważności tokenu
• logi techniczne, webhook logs, audit logs, role administratorów i historia działań administracyjnych są przechowywane przez okres potrzebny do bezpieczeństwa, rozliczalności, obsługi technicznej, audytu, roszczeń i obowiązków prawnych
• kopie zapasowe mogą zawierać dane przez ograniczony okres wynikający z cyklu backupów

Panel administracyjny, rekordy serwisowe i logi audytowe

W celu obsługi usługi, bezpieczeństwa, rozliczeń, serwisu sprzętu, kontroli dostępu i rozliczalności Administrator przetwarza dane w panelu administracyjnym, w tym dane użytkowników, wniosków, najmu, rowerów, płatności, refundacji, supportu, rekordów serwisowych, historii działań administracyjnych, ról i uprawnień administratorów oraz logów audytowych.

Dostęp do panelu administracyjnego, dokumentów tożsamości, dokumentów najmu, podpisów i danych płatności powinien być ograniczony do osób upoważnionych oraz zakresu niezbędnego do wykonania ich zadań.

Klauzula informacyjna – monitoring wizyjny w lokalu usługodawcy

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem systemu monitoringu jest Yaroslav Bulba, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod własnym imieniem i nazwiskiem, NIP: 8943276263, REGON: 543567309, adres korespondencyjny: ul. Węgliniecka 21/12, 54-106 Wrocław, zwany dalej „Spinly”.

W sprawach dotyczących monitoringu wizyjnego można skontaktować się pod adresem mailowym: info@spinly.rent.

Monitoring wizyjny polega na zapisywaniu obrazu, w tym twarzy i zachowania Klienta, i jest stosowany w celu ochrony mienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób znajdujących się w monitorowanym obszarze.

Monitoring nie obejmuje zapisywania dźwięku Klientów.

Zapisy z monitoringu są przechowywane maksymalnie przez okres 90 dni.

Korzystając z lokalu Usługodawcy, Klient przyjmuje do wiadomości, że w pomieszczeniach jest prowadzony monitoring wizyjny.

Odbiorcami danych osobowych będzie wyłącznie Administrator.

Nagrania z monitoringu będą zabezpieczane i przekazywane na wyraźne życzenie organów państwowych.

Nagrania z monitoringu mogą być zabezpieczane i zgrywane na elektroniczny lub fizyczny nośnik danych w celu zabezpieczenia roszczeń cywilnych Administratora przeciwko nieuczciwym Klientom lub w celu skierowania sprawy na drogę postępowania karnego przed Policją, Prokuraturą lub innym organem ścigania w przypadku podejrzenia naruszenia przez Klienta przepisów karnych.

W takiej sytuacji nagrania będą przekazywane właściwym organom państwowym i przechowywane przez Administratora jako dowód w sprawie do czasu jej prawomocnego zakończenia. Nagrania będą również przekazywane właściwym organom państwowym na ich żądanie.

Podstawą przetwarzania danych w opisanych okolicznościach jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w przypadku żądania ze strony organów oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w przypadku roszczeń Administratora lub innych osób, które mogą być poszkodowane działaniem danej osoby, jak również w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i zleceniobiorców Administratora.

Mają Państwo prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo usunięcia lub ograniczenia zakresu ich przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w razie naruszenia przepisów o RODO.

Pomieszczenia, w których prowadzony jest monitoring, zostały oznaczone w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków graficznych.

Dane osobowe zebrane w ramach monitoringu wizyjnego nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Przetwarzanie danych utrwalonych przy pomocy monitoringu wizyjnego, nawet pomimo wyrażenia na to zgody przez osobę przebywającą w lokalu, jest uzasadnione koniecznością ochrony interesów innych osób znajdujących się w lokalu oraz mienia Administratora, co stanowi podstawę prawną z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Administrator usunął techniczną możliwość nagrywania dźwięku przy pomocy kamer zamontowanych w oznaczonych pomieszczeniach.

Wszelkie pytania dotyczące polityki lub wątpliwości związane z przetwarzaniem danych osobowych należy kierować pod adres e-mail: info@spinly.rent.

Klauzula informacyjna – zamówienie części zamiennych i/lub wykonywanie dodatkowej usługi

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Yaroslav Bulba, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod własnym imieniem i nazwiskiem, NIP: 8943276263, REGON: 543567309, adres korespondencyjny: ul. Węgliniecka 21/12, 54-106 Wrocław, zwany dalej „Spinly”.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem mailowym: info@spinly.rent.

Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu realizacji zamówienia na części zamienne i/lub wykonania zamówionej usługi oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu wystawienia faktury oraz uwzględnienia faktury w dokumentacji księgowej Administratora.

Administrator może kontaktować się z Klientem przy wykorzystaniu podanych przez niego danych kontaktowych, w szczególności numeru telefonu, adresu e-mail oraz komunikatorów internetowych, takich jak WhatsApp, Viber i Telegram, w celu prawidłowej realizacji zamówionej usługi, w tym w szczególności potwierdzenia terminu wykonania usługi lub potwierdzenia przedłużenia okresu najmu. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Odbiorcami Państwa danych osobowych będą pracownicy Administratora w zakresie swoich obowiązków służbowych na podstawie upoważnienia oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia świadczenia usług lub wycofania przez Państwa zgody na ich przetwarzanie, a wystawione faktury w ramach dokumentacji księgowej przez okres wymagany przez przepisy prawa.

Podanie przez Państwa danych osobowych na potrzeby złożenia zamówienia lub wykonania naprawy jest dobrowolne, ale niezbędne dla wykonania usługi lub zamówienia części zamiennych.

Mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, a także cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie.

Odmowa wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi zawarcie umowy na świadczenie usług i związane z nią zamówienie części zamiennych.

Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzoru, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych narusza powszechnie obowiązujące przepisy w zakresie RODO.

Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo zmiany w przyszłości niniejszej polityki, co może nastąpić między innymi z powodu zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, prawa telekomunikacyjnego, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływających na prawa i obowiązki Administratora lub użytkownika strony albo aplikacji.

Zmiany mogą wynikać również z rozwoju funkcjonalności lub usług elektronicznych podyktowanego postępem technologii internetowej, w tym stosowania lub wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub technicznych mających wpływ na zakres polityki.

Administrator każdorazowo umieści w ramach strony i aplikacji informację o zmianach w polityce. Wraz z każdą zmianą nowa wersja polityki będzie się pojawiać z nową datą.

Integralną część polityki stanowią klauzule informacyjne dotyczące wykorzystania danych osobowych podawanych w związku ze złożeniem zamówienia oraz uzyskiwanych w ramach monitoringu wizyjnego.

Niniejsza wersja polityki obowiązuje od dnia 07.07.2026.

Kontakt

W razie pytań dotyczących polityki prywatności prosimy o kontakt pod adresem e-mail: info@spinly.rent.

W razie skarg dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: info@spinly.rent.